Guía de un diseñador web para planificar proyectos

La planeación es una parte esencial para el éxito de cualquier proyecto de diseño web. Establece el alcance del proyecto desde el inicio, te permite estar mejor preparado para identificar y evitar los obstáculos que pueden afectar en tu progreso.

Una de las herramientas más efectivas para planear un proyecto son los cronogramas, pues estos te permiten estructurar, evaluar y comunicar los elementos esenciales de cada actividad,  incluyendo las metas, los plazos y los recursos asignados.

Existen varias herramientas digitales (aplicaciones) para organizar proyectos que comúnmente tienen un costo mensual elevado, pero si no quieres gastar parte de tu presupuesto en una de estas aplicaciones puedes crear un cronograma de trabajo en cualquier hoja de cálculo.

Este artículo te guiará a través de la importancia en la planificación de proyectos, ofreciéndote algunos consejos para crear un cronograma de trabajo personalizado, y algunas plantillas que puedes utilizar en tus proyectos de diseño o desarrollo web.

La importancia de los cronogramas en el proyecto

Antes de profundizar en cómo crear un cronograma de trabajo, queremos hacer énfasis en su papel dentro del éxito de un proyecto web.

Los cronogramas de trabajo mantienen el flujo de trabajo lo más organizado posible. Básicamente, te permiten definir la fecha límite de tu proyecto y determinar los objetivos individuales que deben cumplirse en ese lapso de tiempo. Identificar estas fechas claves desde un principio ayudará a que  tu equipo de trabajo entregue responsablemente todos los componentes del proyecto, y a medida de que se avanza a través de los objetivos, podrás monitorear, evaluar y recalcular las fechas, junto con el presupuesto del proyecto.

Los cronogramas de trabajo no solo son valiosos en el uso interno, también desempeñan un papel importante en la gestión de trabajo con clientes. Estos documentos de planeación te ayudan a establecer expectativas claras con tus clientes sobre los objetivos previstos y el flujo de trabajo en los proyectos. Además, incluir a los clientes en los cronogramas, significa que puedes anticipar con mayor facilidad  los costos excedentes o la extensión de los lapsos.

Ahora que sabemos por qué los cronogramas de trabajo deben ser la parte más importante en el flujo de trabajo, vamos a sumergirnos en algunos consejos para crearlos.

Cómo crear un cronograma

Independientemente de lo emocionado que puedas estar por dar el siguiente paso, siempre debes comenzar tus proyectos con la creación de un amplio cronograma. Si no sabes por dónde empezar, te comparto estos siete pasos para elaborarlo:

1. Identifica las metas individuales. Comienza escribiendo debajo de tu meta final (es decir, un sitio web o una aplicación), luego desciende y crea una lista de todas las sub-metas que deben lograrse para completar la meta final. Por ejemplo, si tu meta final es un sitio web, tus sub-metas serían la entregar el esquema del sitio, los copys, el diseño móvil, entre otros. Listar los componentes individuales del proyecto te ayudará a obtener una mejor idea del alcance de tu proyecto.
2. Define la secuencia de las actividades. Necesitas hacer una secuencia de pasos para todas las metas que enlistaste (qué va antes y qué va después). Usando el mismo ejemplo, sabemos que para comenzar a desarrollar, se necesitan crear prototipos antes de aprobar el prototipo final, en otras palabras se deben crear el esquema del sitio. Esta organización secuencial te ayudará a definir el flujo del proyecto y te dará una idea de cuándo introducir a los miembros de tu equipo en el proceso.
3. Determina los recursos necesarios. Una vez que has enumerado cada paso de tu proyecto, es momento de estimar los recursos que necesitarás para le realización. Incluye el tiempo que se necesitará para completar cada meta, así como las personas que intervendrán en cada proceso.
4. Identifica los factores externos que pueden influir en el proyecto. Mientras determinas los recursos, es necesario que identifiques los factores externos que podrían influir en el flujo del proyecto. Estos pueden variar de un cliente a otro, pero siempre incluye si estás realizando otros proyectos al mismo tiempo y las fechas de descanso.
5. Establece las etapas clave y los plazos finales. Después de compilar las metas y los recursos, es momento de programar las actividades del proyecto. Utilizando la secuencia de las actividades y los plazos definidos con anterioridad, trata de identificar las etapas claves del proyecto. Estas etapas deben comprender tanto la fecha para completar determinadas metas, como los periodos de revisión.
6. Crea tu cronograma. Esquematizado todo lo anterior, es momento de crear el cronograma de trabajo. En la siguiente sección, repasaremos cómo se puede utilizar esta información para crear un cronograma de trabajo desglosado y un diagrama de Gantt.
7. Monitorea y reajusta. La creación de un cronograma es solo el primer paso en la planificación de un proyecto. Debes monitorear constantemente su progreso y evaluar si ese progreso concuerda con el cronograma. Esto te permitirá dominar el flujo del trabajo y de ser necesario, podrás reajustar los plazos de entrega.

3 formatos de cronograma para proyectos web

Existen algunas plantillas diferentes que puedes utilizar para organizar tus proyectos de diseño web. A continuación, comparto tres formados de cronograma, explicando en qué situaciones es mejor usar cada uno.

1. Cronograma de trabajo desglosado

Un cronograma de trabajo desglosado, es una herramienta de planificación orientado a organizar visualmente el alcance del proyecto por partes. Lo que significa que, en lugar de centrarse en realizar acciones necesarias, este cronograma se enfoca en las metas finales. El diseño de un cronograma de trabajo desglosado, es muy similar al esquema estándar del sitio, pero en lugar de páginas y carpetas de un sitio web, debes dividir el proyecto en componentes individuales.

Un cronograma de trabajo desglosado, comienza con la meta principal (nuestro ejemplo anterior es un sitio web terminado) y se divide en sub-metas, las cuales están organizadas en “grupos de trabajo”. Los grupos de trabajo los puedes categorizar por disciplina (si trabajas solo) o por departamento (si cuentas con un equipo de trabajo). Como puedes ver en el cronograma de arriba, uno de los grupos de trabajo es el “diseño del sitio web”, y las sub-metas incluyen la creación del esquema, el diseño del fondo y el prototipo de alta fidelidad.

La estructura de un cronograma de trabajo desglosado, se basa en algo que se llama la regla del 100%. Bajo esta regla, la meta final representa el 100% del trabajo y los costos. Para cada sub-meta, se debe aplicar un porcentaje de valor asociado al presupuesto y a la cantidad total de trabajo. El valor de las sub-metas dentro de un grupo de trabajo, deben sumar el porcentaje total de ese grupo de trabajo, mientras que la suma de todos los grupos de trabajo debe representar el 100%.

Este tipo de cronograma de trabajo, define y organiza un proyecto de alto nivel de manera estratégica. También, proporciona una visión detallada que puede servirte para identificar los riesgos en el flujo de trabajo antes de que sucedan. Por ejemplo, si una sub-meta tiene retraso, solo necesitas echar un vistazo en tu cronograma para identificar cuáles serán los otros componentes del proyecto que se verán afectados.  Como este cronograma te permite calcular el costo y el esfuerzo de cada faceta del proyecto, te recomendamos usarlo internamente (a menos de que quieras que tu cliente esté al tanto de tus ganancias).

La visión que obtienes al planificar tu proyecto con un cronograma de trabajo desglosado, te permitirá establecer los horarios de tu proyecto en un diagrama de Gantt.

2. Diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt es uno de los cronogramas más populares para la planeación de proyectos en la industria creativa. Si nunca has usado uno, el diagrama de Gantt es un cronograma sencillo de dos dimensiones que describe los tiempos de un proyecto. Es ideal para trabajos que abarcan pocos meses.

A diferencia del cronograma de trabajo desglosado, el diagrama de Gantt se utiliza, generalmente, en situaciones externas ya que solo exhiben las metas del proyecto y sus plazos de ejecución, sin mencionar los costos. La estructura de un diagrama de Gantt es relativamente simple: las metas se organizan en la columna izquierda de la tabla, mientras que la fila superior ilustra el tiempo que se llevará el proyecto. El periodo de tiempo se organiza a través de las metas, utilizando el orden secuencial que se definió anteriormente. Este diagrama te ayudará a organizar el flujo del trabajo, integrando a los miembros de tu equipo en determinadas metas.

Los siguientes componentes siempre debes incluirlos en el diagrama de Gantt:

• Metas individuales, el progreso y sus correspondientes plazos.
• Encargados de las metas.
• Las fechas de entrega de los resultados individualmente.
• Las etapas clave como los lapsos de producción, las fechas de aprobación, y los periodos de correcciones.
• Notas del progreso y actualizaciones.

Una vez que tu equipo y tú aprueben el cronograma de trabajo, antes de comenzar cualquier trabajo, deberás enviarlo a tu cliente para que lo revise y dé la aprobación final. Una vez firmado el contrato, el cual se debe apegar al cronograma, registra la aprobación a través de correo electrónico para que no existan problemas o se reclamen trabajos adicionales que no están incluidos.

Aunque los diagramas de Gantt son importantes para planificar de manera externa con el cliente, también desempeñan un papel interno muy importante para seguir correctamente el progreso de las sub-metas y prevenir los sobrecostos. Si quieres crear un diagrama más enfocado a los costos, añade una columna adicional al lado de las sub-metas, donde puedes mostrar la cantidad total de horas laborales. A partir de ahí, puedes comparar  esta columna con el cronograma y el presupuesto  para identificar cualquier riesgo que pueda superar los costos.

3. Cronograma de actualización simple

Los clientes son personas muy ocupadas y no quieren perder su tiempo en una cadena de correo electrónico para encontrar el cronograma. Por lo que tu trabajo será actualizarlo de manera proactiva a través de una propuesta simple.

Cuando el proyecto avanza y se implementan cambios en el cronograma,  será necesario que les proporciones una nueva versión del diagrama de Gantt. Aunque la actualización del diagrama es vital para llevar un registro interno, no es necesario compartirlo por una actualización en el cronograma simple.

En lugar de enviarle a tu cliente un diagrama de Gantt diferente por cada actualización (lo cual puede conducir a problemas en el control de tantas versiones), opta por informarlo únicamente a través de un cronograma simple, el cual, incluso, puedes redactar dentro de un correo electrónico. Así, el cliente puede revisar fácilmente los cambios y responder a tus mensajes, independientemente de dónde se encuentre o del dispositivo que utilice.

Te comparto el ejemplo de un correo simple que puedes enviarle a tu cliente en una actualización del cronograma:

Hola NOMBRE DEL CLIENTE,

Solo para hablar un poco respecto al proyecto. Tomando en cuenta los avances que hemos visto en las últimas semanas, te comparto un cronograma actualizado para que lo revises y lo apruebes.

Avísame si estás de acuerdo con este cronograma. De lo contrario, no dudes en ponerte en contacto si tienes alguna duda sobre las actualizaciones.

Gracias,

TU NOMBRE

Lleva la planeación de tu proyecto al siguiente nivel

Ahora que conoces el valor que le puede dar a tus proyectos la implementación de un cronograma, es momento de que lleves la planificación al siguiente nivel.

Creamos un conjunto de herramientas para planificar proyectos que incluyen las plantillas de los cronogramas que te mostramos anteriormente. No dudes en descargarlos y utilizarlos para organizar libremente tus proyectos. Y como siempre, compártenos tu opinión en los comentarios de abajo.

Platillas gratis para planeación de proyectos

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Acerca del autor

Simon es un amante del café, fundador de una agencia de estrategias digitales y estratega de contenido en Shopify Partners. Cuando no está ocupado en la sede de Shopify, probablemente podrás encontrarlo cenando en restaurantes o revisando las últimas tendencias de diseño.