Advertencia: Estás perdiendo dinero al no utilizar estás 8 técnicas de manejo de inventario

Solía temer utilizar la palabra "inventario". Mientras trabajaba como cajera de medio tiempo, la palabra inventario solamente significaba una cosa: muchas cosas que contar. Es común que las empresas, para conciliar su inventario al final del año, comiencen a contabilizar todos los productos físicos con los que cuentan, asegurando así que exista coherencia con lo registrado durante el año. Para algunas empresas, esto requiere que todos los empleados metan mano y trabajen en él.

Hay que entender lo importante que resulta la gestión del inventario, ya que es un marcador de dinero. Pagaste dinero por esos productos y vas a recuperarlo (con alguna ganancia) en cuanto se vendan.

¿Por qué el manejo de inventario es importante?

Hacer una revisión al inventario de tu empresa te muestra cuánto dinero tienes en espera. Es por eso que tener una buena gestión de inventario es crucial para el crecimiento. Al igual que el flujo de caja, puede impulsar o llevar a la quiebra tu negocio.  

Un buen manejo de inventario te ahorra dinero

Una buena gestión de inventario te ahorra dinero de algunas maneras importantes:

Evita deterioro de productos

Si estás vendiendo un producto que tiene fecha de caducidad (como comida o maquillaje), hay una posibilidad real de que funcione mal si no se vende a tiempo. La gestión de inventario te ayuda a evitar deterioro y pérdidas de productos innecesarios.

Evita pérdida de inventarios

La pérdida de inventarios es algo que no necesariamente significa productos echados a perder. Puede que los productos ya estén fuera de temporada o que por algún motivo ya no sean relevantes. Al gestionar mejor tu inventario, puedes evitar pérdidas.

Ahorrar en costos de almacenamiento

Almacenar productos es a menudo un costo variable, lo que significa que fluctúa en función de la cantidad de productos. Cuando almacenas demasiados productos al mismo tiempo o terminas con un producto que es difícil de mover, tus costos de almacenamiento suben. Evitar esto te ahorrará dinero.

Una mejor gestión de inventario mejora el flujo de efectivo

No sólo la buena gestión de inventario te ayuda a ahorrar dinero, también te permite mejorar el flujo de caja. Recuerda, pagaste dinero en efectivo por estos productos y necesitas venderlos. Pero si tu inventario está en almacén, definitivamente no está generando mejoras en el flujo efectivo de tu negocio. Si tienes dudas, trata de pagarle a tu proveedor con 500 fundas para iPhone, a ver si lo acepta.

Es por esto que es importante tener en cuenta el inventario en tu gestión de flujo de efectivo. Afecta tanto a las ventas (por dictar cuánto puede vender) y gastos (dictando lo que tienes que comprar). Ambas cosas determinan en gran medida la cantidad de dinero que tienes a la mano. Una mejor gestión de inventario conduce a una mejor gestión del flujo de efectivo.

Cuando tienes un sistema de inventario sólido, podrás saber exactamente la cantidad de productos que tienes, y con base a las ventas, se puede proyectar cuándo te vas a quedar sin producto y siempre cumplir tus pedidos. Esto no sólo te asegura de no perder ventas (crítico para el flujo de efectivo), sino que también te ayuda a planificar con anticipación la compra de más producto, asegurando que tengas dinero para pagarlo.

“El dinero que se gasta en inventario no es considerado gasto en crecimiento. Manéjalo sabiamente”

8 técnicas de manejo de inventario

La gestión del inventario es una parte variable al implementar un negocio. El sistema óptimo es diferente para cada empresa. Sin embargo, cada empresa debe esforzarse por eliminar errores humanos, tanto como sea posible. Esto significa tener un software de manejo y control de inventario. Si tienes tu negocio con Shopify, la gestión de inventario ya está incorporada.

Independientemente del sistema que utilices, las siguientes ocho técnicas de administración de inventarios te ayudarán a mejorar el flujo de caja de tu negocio.

1. Niveles de conjuntos a la par

Una buena técnica de administración de inventarios comienza con manejar fácilmente los niveles en conjunto. La mínima cantidad de productos que tener a la mano. Cuando tu inventario caiga por debajo de este nivel predeterminado, sabes que es momento de ordenar más de este producto. Típicamente vas a ordenar la cantidad mínima, mientras que te das una idea de qué tan rápido se venden estos productos y cuánto tiempo tardas en volverlo a tener en inventario.

A pesar de que requiere un poco de investigación y toma de decisiones, se fija el contenido para sistematizar el proceso de pedido. No sólo va a hacer más fácil que tomes decisiones rápidamente, le permitirá a tu personal tomar decisiones en su nombre.

Recuerda que las condiciones cambian con el tiempo. Comprueba los niveles  un par de veces a lo largo del año para confirmar que aún tenga sentido la cantidad de productos solicitados. Si algo cambia,  no tengas miedo de ajustar tus niveles.

2. Principio First-In First-Out (FIFO)

El principio “First-in, First-out” es importante en el manejo de inventarios. Significa que tus productos con mayor antigüedad (First-in) se venden primero (first-out), no tu nuevo inventario. Esto es particularmente importante para  productos con caducidad.

También es buena idea practicar este principio (FIFO) para productos aquellos productos no perecederos. Si los mismos productos se mantienen hasta el fondo de inventario, suelen desgastarse. Además, el diseño del envase y las características a menudo cambian con el tiempo. No vas a querer terminar con productos obsoletos que no vas a poder vender.

Con la finalidad de gestionar un sistema FIFO, vas a necesitar tener tu almacén organizado. Normalmente, esto significa agregar nuevos productos a partir de la parte posterior, o hacer lo contrario, dejando el producto viejo en la parte delantera. Si estás trabajando en una compañía de almacenamiento y cumplimiento de envíos, probablemente ya haces esto.

3. Manejo de relaciones

Parte del éxito de la gestión de inventarios es la capacidad de adaptarse rápidamente. Si necesitas devolver un artículo que se vende lento, con el objetivo de hacer espacio para nuevos productos, reponer un best-seller rápidamente, solucionar problemas de fabricación o temporalmente ampliar tu espacio de almacenamiento, es importante tener una buena relación con tus proveedores. De esa manera estarán dispuestos a trabajar contigo para solucionar tus problemas.

En particular, tener una buena relación con tus proveedores de productos cuesta trabajo. Si tienes cantidades mínimas en tu pedido, pueden ser negociables. No tengas miedo de pedir un mínimo de compra más bajo para tener un mejor manejo de inventarios.

No se trata sólo de ser amable; se trata de una buena comunicación. Permite que tu proveedor sepa cuándo estás esperando un aumento en las ventas, con el fin de ajustar tu producción. Déjales saber cuándo te estás quedando sin producto y cada cuanto debe hacer arreglos para surtirlo.

4. Planeación de contingencia

Existen muchos problemas relacionados con el manejo de inventarios. Estos problemas pueden paralizar a cualquier empresa que no esté preparada. Por ejemplo:

• Tus ventas aumentan inesperadamente y te quedas sin producto en stock
• Encuentras un déficit de flujo de caja y no se puede pagar por el producto que necesitas desesperadamente
• Tu almacén no tiene suficiente espacio para acomodar tus ventas pico y estacionales
• Un error en el cálculo del inventario, que puede significar que tiene menos producto de lo que pensabas
• Un producto de movimiento lento que ocupa todo el espacio de almacenamiento
• Cuando un fabricante se queda sin tu producto y tienes órdenes que cumplir
• El fabricante descontinua un producto sin previo aviso

No es cuestión de si surgen o no problemas, la cuestión es cuándo va a suceder. Averigua en dónde están tus riesgos y prepara un plan de contingencia. ¿Cómo vas a reaccionar? ¿Qué medidas vas a tomar para resolver el problema? ¿Cómo afectará esto a algunas partes de tu negocio? Recuerda que las relaciones sólidas tardan, pero llegan y se quedan.

5. Auditoría regular

En la mayoría de los casos, los informes de tu almacén se confían a un software especializado, con el objetivo de conocer la cantidad de productos existentes.  Sin embargo, es importante asegurar  que los números que arroja el software coinciden en la vida real. Hay varios métodos para hacer esto.

Inventario físico

Hacer un inventario físico es la práctica que cuenta. Muchas empresas hacen esto a fin de año, ya que se enlazan los resultados de contabilidad e impuestos. Aunque los inventarios físicos normalmente sólo se realizan una vez al año, pueden ser increíblemente perjudiciales para el negocio, y créanme, son tediosos. Si encuentras discrepancia, puede ser difícil establecer claramente el problema, ya que debes buscar en los resultados de un año.

Punto de comprobación

Si haces un inventario físico completo al final del año y a menudo tienes problemas, o si tienes una gran cantidad de productos, es posible que quieras comenzar a comprobar a lo largo del año. Esto significa simplemente elegir un producto, contar su existencia en inventarios y comparar el número a lo que se supone que debe ser. Esto no se hace de manera programada y es complementario al inventario físico. En particular, es posible que quieras comprobar cuáles son los productos problemáticos o de movimiento rápido.

Ciclo de conteo

En vez de hacer un inventario físico completo, algunas empresas utilizan ciclos de conteo para auditar su inventario. En lugar de un conteo completo al cierre del ejercicio, el conteo de ciclo se extiende durante todo el año. Cada día, semana o mes  se hace el conteo de un producto diferente, en un horario rotativo. Existen diferentes métodos para determinar qué elementos contar, pero, en términos generales, los elementos de mayor valor se contarán con más frecuencia.

6. Prioriza con ABC

Algunos productos necesitan más atención que otros. Utiliza un análisis ABC para dar prioridad a la gestión de tu inventario. Separa los productos que requieren atención de los que no. Para ello, revisa la lista de productos y agrega cada producto en una de estas tres categorías:

A – Productos de alto valor con baja frecuencia de ventas

B – Productos de valor moderado con una frecuenta de ventas moderada

C – Productos de valor bajo con altas ventas

Los productos de la categoría A requieren atención regular debido a que su impacto financiero es importante, pero las ventas son impredecibles. Los artículos en la categoría C requieren menos supervisión, ya que tienen un impacto financiero más pequeño, pero que están en constante rotación. Los artículos en la categoría B caen en algún lugar en medio.

7. Pronósticos precisos

Gran parte de la buena gestión de inventario se reduce a predecir con exactitud su demanda. No se equivoquen, esto es increíblemente difícil de hacer. Hay tantas variables que intervienen que seguramente nunca sabrás a ciencia cierta el futuro de tus productos, pero puedes acercarte. A continuación algunos elementos que debes tomar en cuenta al proyectar tus ventas:

• Tendencias en el mercado
• Ventas del año pasado durante la misma semana
• Tasa de crecimiento de este año
• Ventas garantizadas de contratos y suscripciones
• Estacionalidad y economía en general
• Próximas promociones
• Inversión publicitaria

Si existe algo que te ayuda a crear un pronóstico más preciso, asegúrate de estarlo incluyendo.

8. Considera utilizar una estrategia Dropshipping

Una estrategia de dropshipping puede ser el escenario ideal desde una perspectiva de gestión de inventario. En lugar de  manejar el inventario y enviar los productos por ti mismo –ya sea internamente o a través de un socio logístico–  el proveedor o vendedor al por mayor se encarga de hacerlo. Básicamente, se elimina por completo el proceso de inventario. (Guía de Dropshipping)

Muchos mayoristas y fabricantes anuncian que utilizan dropshipping y lo hacen como un servicio. Pero incluso si tu proveedor no hace esto, todavía puede ser una opción. No tengas miedo de preguntar. Aunque los productos cuestan más, de esta manera eliminas los gastos relacionados con el manejo de inventario, almacenamiento y cumplimiento de pedidos.

Es hora de tomar el control de la gestión de inventario de tu tienda online y ya no pierdas dinero. Elige la técnica de administración de inventario adecuada para tu empresa, y empieza a aplicarla hoy mismo.

Acerca del autor

Casandra Campbell es emprendedora y creadora de contenido en Shopify.  Síguela en Twitter.