8 trucos para hacer tu oficina más productiva

Pocas dudas caben de que, en cualquier negocio, lo más importante es la productividad. A mayor productividad, mayores beneficios, porque puedes producir más en menos tiempo (esa es la definición de productividad, al fin y al cabo).

Siendo así, es natural que quieras aumentar la productividad de tu empresa para que puedas aumentar su eficiencia y, por lo tanto, hacer que sea mucho más rentable en todos los aspectos posibles.

Y es precisamente por ello por lo que, en el día de hoy, vas a tener la oportunidad de aprender algunos trucos para hacer que tu oficina sea mucho más productiva… ¡Porque la productividad empieza por tu mismo despacho!

Cuida la ubicación

El primer aspecto que tienes que cuidar en tu oficina es su ubicación. Y esto hace referencia tanto a la ubicación geográfica del puesto de trabajo, como a la posición que ocupa tu oficina concreta en el conjunto del edificio.

En el primer caso, es importante que tu oficina esté en un lugar donde sea fácil llegar y, a ser posible, caminando. Si no puede ser, tienes que optar por aquella oficina a la que se pueda llegar en coche sin que haya atascos, y con facilidad para aparcar.

Esto se debe a que, si tienes que coger el coche y tragarte un atasco gigantesco, o te pasas mucho tiempo buscando aparcamiento, además del tiempo que pierdes, estarás de mal humor; y el mal humor es un muy mal compañero de la productividad.

Entendemos que en los países de habla hispana puede ser difícil vivir cerca del trabajo; no obstante, recomendamos buscar rutas de acceso que te hagan la vida más fácil y reduzcan tus niveles de estrés.

Por otro lado, la ubicación de tu oficina concreta entre todas las demás, en la medida en que tú seas el jefe y el encargado de que todo funcione bien, debería estar en un lugar de fácil acceso y que te permita estar en contacto con los trabajadores.

Por supuesto, esto dependerá de aspectos tales como tu estilo de trabajo. Si eres una persona que trabaja mejor sola, quizá prefieras un lugar más aislado. Pero, en general, para un gerente, lo mejor es que sea de fácil acceso.

De esta forma, te verás “imbuido” por el ritmo que ves en el día a día, pero, además, tanto si tienes que ir a hablar con alguien, como si alguien tiene que ir a hablar contigo, será rápido hacerlo. Y esos segundos son la diferencia entre una empresa productiva y una improductiva.

Ten un buen diseño

Otro aspecto importante a la hora de tener una oficina donde puedas dar el 100% y ser muy productivo, es que tenga un buen diseño. El entorno que nos rodea marca nuestro estado de ánimo, y el estado de ánimo marca la productividad.

Por lo tanto, debes tratar de decorar tu oficina de la forma más cercana posible a tus gustos e intereses. Así, si lo que te gusta es la naturaleza, no dudes en colocar algunas plantas. Y, si te gusta lo tecnológico y moderno, llénalo todo.

De este modo, cuando entres a trabajar, te sentirás en un ambiente conocido y cómodo, adecuado a tus características, y tu mente estará mucho más relajada y capacitada para desarrollar el trabajo que tengas que hacer.

Es importante señalar que esto incluye tanto los pequeños elementos, como los más grandes. Es por ello que, en no pocas ocasiones, cuando se crea una empresa y se adquieren unas oficinas, se hace imprescindible reformarlas.

Cuenta con elementos cómodos y ergonómicos

No hay nada que reduzca más la productividad que unos sillones incómodos. La necesidad de levantarse y cambiar de posición hace que, al cabo del día, se pierdan muchos minutos.

No puedes permitirte esto en tu oficina. Tienes que contar con elementos ergonómicos y cómodos, que te permitan utilizarlos tanto como desees sin que tengas que levantarte por un dolor de espaldas o por incomodidad.

Evidentemente, no se trata de pasarte ocho horas seguidas pegado a la silla, pero sí que, si estás concentrado desarrollando un trabajo, no tengas que dejarlo a medias para ir a dar una vuelta porque se te han cargado los riñones.

Esto es importante tanto en tu oficina, como en la de tus trabajadores, porque ellos tienen el mismo problema. Y lo que quieres es que tu empresa sea productiva, no serlo tú y no tus empleados.

Por lo tanto, trata de hablar con ellos y preguntarles si necesitan otros muebles más cómodos para poder desarrollar mejor su trabajo. Te lo agradecerán, y tú conseguirás una mayor productividad en tu empresa.

Mantente conectado

Importantísimo hoy en día. Tener una oficina que tenga la mejor conectividad posible es la diferencia entre que alguien tenga que acercarse hasta tu oficina para señalarte un problema, o saberlo al instante.

Eso sí, tienes que tener control sobre esa conectividad, porque, en ocasiones, para ser lo más productivo posible, debes mantenerte un poco aislado y ser capaz de trabajar focalizado en lo que estás haciendo, sin que nada te distraiga.

No obstante, dejando eso a un lado, es importante que cuentes con todo tipo de conectividad, para que cualquier tipo de información relevante te llegue a la mayor brevedad posible.

Y, por supuesto, tienes que estar dispuesto a que esa información fluya tanto de los demás hacia ti, como de ti hacia los demás. Porque no tienes como objetivo ser productivo tú, sino que sea productiva tu empresa.

Por tanto, también tus trabajadores deben tener oficinas conectadas, para que reciban tu información tan pronto como la emitas.

Crea un área de trabajo y otra de inspiración

Este es un punto de interés en algunos trabajos, pero no en todos. Sin embargo, es importante señalarlo, porque en los nuevos trabajos y en las nuevas empresas, cada vez es más habitual que deba existir un ámbito de creatividad.

Y la mejor forma de crear es contando con dos espacios. Uno para inspirarte, y otro para trabajar. Y esto depende, en gran medida, de tus intereses, convicciones y hábitos.

Por ejemplo, si eres una persona que se inspira más fácilmente cuando está rodeado de gente, puede que necesites un área de inspiración donde puedas estar en contacto con otras personas o, al menos, verlas y escucharlas.

Sin embargo, puede que, una vez te has inspirado, cuando tienes que trabajar, necesites estar aislado y focalizado en el desarrollo de esa idea que te ha llegado por inspiración.

En ese caso, necesitarás dos áreas distintas, una para estar con gente y poder inspirarte, y otra para estar tranquilo y trabajar duro en el desarrollo de esa idea.

Puede que tus características vayan más bien en la otra dirección, o puede que sean totalmente diferentes a las que yo he mencionado. Lo importante es que, si tienes que crear, tengas dos ámbitos diferenciados.

Ten una iluminación perfecta

Otro aspecto clave y en el que poca gente repara, es el de la iluminación. Si quieres ser productivo, es imprescindible que tengas una buena iluminación en tu puesto de trabajo, porque, de lo contrario, te encontrarás con que la mente se centra demasiado en ello y poco en el trabajo.

Puede parecer algo menor, pero no lo es en absoluto. Y, más importante, la iluminación que más productividad aporta es la que es natural. Por lo tanto, siempre que puedas elegir, opta por espacios ampliamente iluminados por luz natural.

Una oficina con ventanas amplias, por donde entre la luz, te ayudará a estar mucho más cómodo en el puesto de trabajo, y evitarás tener que estar mentalmente concentrado en que aparezca luz, que es algo que cuesta mucho al cerebro.

No obstante, hay que hacer un apunte aquí. Y es que, en algunas ocasiones, la penumbra puede ayudar a trabajar. Esa ocasión es cuando se trabaja con un ordenador, y hay que concentrarse en él.

En esos casos, estar a oscuras, siendo la pantalla del ordenador la única fuente de luz, hace que el cerebro ignore por completo todo lo demás y se centre en lo que estás haciendo. Es decir, te ayuda mucho a focalizar.

Esto es algo imprescindible a la hora de aumentar la productividad, pero se da en casos puntuales. En general, es preferible contar con una buena iluminación.

Elimina la contaminación acústica

Otro punto relevante es el de tener un buen aislamiento acústico. Y esto puede parecer que casa mal con el primer punto, pero no. El primer punto hace referencia a que tengas una buena situación de paso para tu oficina, pero no tienes por qué estar siempre escuchándolo todo.

Al igual que sucede con la iluminación, que, en ocasiones, es preferible tener las luces apagadas para concentrarse en el ordenador, en ocasiones, es preferible no escuchar nada, y poder centrarse en el trabajo que estás realizando.

Probablemente, si trabajas en una oficina y no cuentas con esta opción de aislamiento acústico, lo resuelvas con unos cascos de música, por ejemplo. Sin embargo, no es la mejor opción. Lo mejor es estar aislado completamente.

Por supuesto, habrá momentos en los que no quieras tener ese grado de aislamiento, pero, en esos casos, tan solo tienes que abrir la puerta o las ventanas y tener más contacto con lo que hay afuera.

Lo importante siempre es tener las dos opciones.

Elimina los cajones

Por último, es recomendable eliminar los cajones que tengas en la oficina. Y esto puede parecer algo sorprendente, pero tiene un sentido muy sencillo y práctico.

Los cajones solo sirven para una cosa: Guardar lo que no sirve para nada y no sabes dónde colocar. Eliminando los cajones, harás que todo lo que tengas en tu oficina sea útil y necesario, y, si no lo es, acabará en la basura.

De lo contrario, poco a poco irás llenando los cajones y, tarde o temprano, unos meses después, tendrás que perder dos horas vaciándolos y revisando si hay algo importante o no. Y esas dos horas son importantes.

Si lo que haces es coger el hábito de guardar lo importante y tirar lo que no lo es, conseguirás aumentar tu productividad de una forma realmente notable. Y eso es justo lo que debes hacer.

Como puedes ver, hay varios trucos de productividad que no debes perder de vista si quieres conseguir resultados satisfactorios en tu empresa. Aquí has podido leer algunas claves que son muy útiles, pero no deberías dejar de buscar otras fórmulas para ser más productivo.

¿Y tú? ¿Qué opinas? ¿Crees que la productividad no es tan importante? ¿Quizá que alguno de los puntos no es relevante? ¿Crees que falta alguno? ¿Tienes alguna duda? ¡Cuéntalo en los comentarios y se te responderá a la mayor brevedad posible!

Acerca del autor:

Antonio Godoy navega en el marketing online y el emprendimiento digital para www.antoniogb.es, y es amante de los perros, la lectura y la discusión creativa.