Cómo externalizar con eficacia y ahorrar tiempo

Como emprendedor, tomas diferentes roles y algunos pueden encajar muy bien contigo, pero  inevitablemente habrá alguna parte de iniciar y gestionar un negocio que esté fuera de tu experiencia. Además de eso, eres una persona: solo tienes 2 manos y 24 horas al día.

El hecho de que lleves el peso de tu negocio en los hombros, no significa que tengas que asumir toda la responsabilidad.

Delegar responsabilidades a otras personas capaces te libera para centrarte en tu visión y en las cosas que solo tú puedes hacer, ya sea que se trate de hacer crecer tu negocio o incluso pasar más tiempo con tu familia.

Cuando se trata de tiempo y búsqueda de talento, el outsourcing es una práctica esencial para los emprendedores eficientes.

Los pros y contras de la externalización

Contrario a algunas definiciones, el outsourcing o externalización no necesariamente significa contratar el trabajo de alguien de otro país. En su lugar, lo veo como dar relevo o asignar trabajo a un tercero que se especialice en la ejecución.

Es fácil convertirse en un controlador (en el buen sentido) cuando te preocupas profundamente por tu negocio, pero puede hacer que sea difícil dejar de lado algunos aspectos de tu negocio por el temor de que alguien más no haga un buen trabajo o que no ejecute tu visión exactamente como la piensas.

Por otro lado, delegar demasiado o por el precio incorrecto puede incrementar tus costos de operación innecesariamente.

La externalización eficaz te devuelve el tiempo y energía que necesitas para enfocarte en cosas de mayor impacto y a mantener un buen equilibrio entre vida y trabajo.

Cuando contratas para una función o tarea necesitas considerar:

• Tareas esenciales contra las no esenciales: tal vez lo más importante a considerar es si lo que estás externalizando exige tu atención y si esa atención podría ser mejor invertida en tareas más esenciales (por ejemplo, actividades de desarrollo empresarial como la creación de alianzas estratégicas).
• Relaciones a largo plazo contra necesidades únicas: la externalización es un proceso a largo plazo que requiere construir una buena relación con el contratista o agencia, para que conozcan tu negocio lo suficiente como para trabajar mejor contigo a través del tiempo.
• Tu experiencia personal y flujo de trabajo: piensa en la externalización de tareas esenciales en las que no tienes la experiencia necesaria para garantizar la calidad del trabajo y encuentra maneras de descargar tareas no esenciales que consumen una gran parte de tu jornada laboral.
• Mira la automatización y “externalización” primero: algunas cosas son más económicas y eficientes de automatizar que externalizar (hablaremos sobre esto más adelante).
• Costos: en muchos casos, deberás elegir la externalización debido a que es una alternativa más barata que la contratación de tiempo completo o parcial de empleados. Pero considera que si tienes el flujo de caja para financiar los costos de subcontratación y el potencial retorno de la inversión (más ingresos o el tiempo para centrarse en otras cosas) que lo justifique.

En caso de duda, pregúntate cuánto tiempo realmente vale la pena. La forma más sencilla de calcular el valor de tu tiempo es basándote en el total de horas dedicadas al trabajo individual dividido por los ingresos que generas por hora de trabajo. Luego pregúntate si vale la pena pagar a alguien para tener ese tiempo y en qué trabajarás tú en su lugar.

Delegar: habilidad esencial para todo esfuerzo

“Como todos los emprendedores saben: vives y mueres por tu capacidad de priorizar. Debes centrarte en lo más importante y críticos cada día y noche, luego comparte, delega, retrasa u omitir el resto”.

— Jessica Jackley, cofundadora de Kiva

La primera vez que solicité algo externo (un logotipo) no obtuve lo que quería en un primer momento. No fue culpa del freelancer (que tenía un historial con 5 estrellas). Fue porque cometí el error de no comunicar lo que tenía en mente.

Es fácil culpar a la persona contratada por la entrega de un trabajo pobre, pero se debe tener en cuenta que la persona no necesariamente entiende tu negocio, procesos o visión.

Tú sabes exactamente lo que quieres, pero la gente que está trabajando para ti no. La comunicación en la clave.

Estos son algunos consejos para delegar eficazmente:

• Define un resultado claro: describe los resultados que deseas (y lo que no quieres). Si los resultados son medibles, propón una forma de medirlos. Asegúrate de que los requisitos sean claros y que las instrucciones representen algunas complicaciones (“si esto ocurre, llevar a cabo lo siguiente…”).
• Exceso de comunicación: explica qué quieres que se realice y de qué trata tu empresa. No existe exceso de información para poner en contexto o en torno a una tarea, así que asegúrate de que ambos estén en la misma página.
• Establece plazos: si hay una entrega final clara (por ejemplo, el diseño de un logotipo) asegúrate que ambas partes tengan claro cuándo debe entregarse. Si especificas una fecha pero no hora, se supondrá que debe entregarse al final del día (medianoche). Para las tareas creativas, asegúrate de dejar suficiente tiempo para revisiones.
• Ten cuidado con las zonas horarias: cuando se trabaja con ayuda remota, es importante ser consciente de las diferencias en las horas de trabajo al establecer plazos o reuniones.
• Establecer una línea de comunicación: haz que sea fácil para el contratista como para ti ponerse en contacto en caso de alguna necesidad. El correo electrónico generalmente es bueno para mantenerse comunicados, pero considera usar Skype o Google Hangouts que permiten enviar mensajes instantáneos, realizar llamadas y compartir pantalla. Para algo más complejo, como equipos remotos, puedes utilizar herramientas como Trello o Slack para facilitar el flujo de información necesaria.

Cómo y dónde encontrar talento online

Actualmente es más fácil encontrar talento en línea.

Pero no significa que los retos se hayan ido.

Hay un gran debate (entre contratistas y propietarios de negocios) cuando se trata de fijación de precios. ¿Deberías pagar por hora o por palabra (para escritores), pagar una tasa fija por proyecto, una tasa fija cuando se cumplan ciertas etapas o una combinación?

Realmente depende del contratista, la complejidad de tu proyecto y la naturaleza del trabajo que necesitas.

En cualquier caso, el alcance de proyectos complejos o roles se acuerda antes de poner un precio.

Una de las peores cosas que pueden suceder al externalizar un proyecto complejo es "la corrupción del alcance", que es necesidad de un cambio en el proyecto a medida que se desarrolla, por lo general debido a circunstancias imprevistas o algún malentendido con el acuerdo inicial. Asegúrate de que haya un registro claro de los requisitos de la función o proyecto y establece un precio de acuerdo a ese acuerdo.

Con eso fuera del camino, aquí hay algunas formas de encontrar talento y lugares donde puedes mirar:

Encuentra e investiga sobre talentos a través de su red personal

Muchas personas que necesitan encontrar talento aprovechan sus redes personales para encontrarlo, basándose en la recomendación de un amigo.

Un amigo en común o una conexión podrían hacer más sencillo establecer una relación a largo plazo con un contratista. Puedes publicar tus requisitos en LinkedIn o buscar a través de tu red para una conexión mutua con las habilidades que solicitas.

Para funciones creativas como escritura, creación de video y diseño, también puedes llegar a las personas cuyo trabajo te gusta ver si están dispuestos a ofrecer sus servicios de manera independiente.

Sin embargo, esto podría consumir mucho tiempo, por lo que podría ser mejor opción utilizar un marketplace.

Encontrar e investigar sobre talentos a través de un marketplace

Los marketplaces han simplificado la forma en la que consideramos objetivamente aspectos como el precio, calidad del trabajo, comentarios de los clientes, tiempo de respuesta y confianza en la evaluación de talento.

Mientras que la competencia en estos sitios significa menos costos, es posible que no llegues a establecer el mismo tipo de relación que si contratas a un trabajador independiente a través de sus medios de contacto.

Sin embargo, esto se compensa con el acceso para obtener a un diverso grupo de talentos con un tiempo rápido de respuesta que se adapte a tus necesidades específicas.

La mayoría de estos sitios también tienen una plataforma de pagos integrada vía “depósito”, tu pago se lleva a cabo mediante una cuenta de terceros hasta que el contratista realice el trabajo. Esto le proporciona ambas partes la confianza para establecer una relación.

Con sitios generales como Fiverr, obtienes candidatos que se ofrecen para casi cualquier cosa (desde conseguir a alguien que haga una canción o compartir tu producto en una lista de los foros). También ofrecen precios flexibles, por lo que puedes comenzar con un precio como $5 dólares (de ahí el nombre del sitio, Fiverr) con la posibilidad de actualizar la oferta para conseguir algo mejor.

Upwork es un poco más caro que Fiverr y ofrece menos variedad, pero el talento es de mejor calidad y más relevante para las necesidades de un negocio que está iniciando o para uno en funcionamiento.

Algunos marketplaces de nicho tienen un enfoque crowdsourcing, como 99designs (para infografías, logotipos, etc.), y Wooshii (para videos de productos y cortometrajes), y son útiles para aprovechar la competencia. Obtendrás resultados de mayor calidad pero a un precio mayor.

También, algunos dueños de tiendas Shopify echan un vistazo a Shopify Experts para encontrar desarrolladores, diseñadores y expertos en gestión de inventarios.

Contratación de escritores de contenido y copywriters

A menudo escucho que los escritores son difíciles de contratar. Sobre todo porque se debe tener en cuenta que no solo quieres un redactor o un escritor de contenido, sino también que tenga los conocimientos y experiencia para trabajar dentro de tu nicho y la voz de la marca.

Si deseas un escritor con el que puedas trabajar a largo plazo, puedes iniciar pensando en el contenido que quieres para tu blog o sitio web existente, y luego llegar a esos escritores directamente (puedes encontrarlos en Twitter, LinkedIn o sus página de Facebook).

Cuando evalúas a los escritores de contenido, toma en cuenta la cantidad que quieres pagar por ellos, vale la pena ver qué compromiso tienen con su trabajo y si tienen una gran audiencia.

Un escritor con una audiencia también puede promover el contenido que crean en sus propias redes, ampliando el alcance de tu blog. O puedes pedir que añada una firma en sus artículos, para construir tu marca personal, en su lugar.

Si necesitas producir grandes cantidades de contenido o textos optimizados para SEO, considera un marketplaces como Crowd Content que puede integrarse y publicar contenidos directamente en plataformas populares como Shopify, Twitter, Wordpress y Facebook.

Almacenamiento y entrega por terceros

El almacenamiento y el cumplimiento probablemente no sean las mejores opciones para un negocio de comercio electrónico joven.

Incluso con el flujo de caja configurado, hay aspectos de logística que deben ser considerados cuando la externalización de un proceso está fuera de línea en las operaciones de tu negocio.

Si este tema te interesa, te recomiendo leer la guía paso a paso de envío y entrega de productos para tener más información al respecto o leer nuestra última guía de dropshipping.

Contratación de un asistente virtual para las tareas administrativas

Los asistentes virtuales son un grupo variado. Algunos de ellos son buenos para manejar tareas administrativas, de investigación, llamadas y datos. Incluso, lo mejores tienen habilidades de escritura, correcciones o diseño.

Esto dependerá del tipo de tareas del día a día desees que lleven a cabo.

Zirtual es una solución popular de asistentes virtuales dedicados para startups.

Fancy Hands, como alternativa, es un servicio de asistentes virtuales basado en suscripción que es excelente para trabajo de investigación, búsqueda de frases, escribir en foros y directorios, e incluso permanecer en el teléfono para negociar una factura de teléfono a tu nombre.

Emplear a un asistente virtual no solo es útil para tener un par de manos extra, también es una gran manera de practicar el arte de delegar a medida que aprendes a dejar ir algunas tareas y comunicas claramente tus deseos de manera continua.

La automatización y la "subcontratación" para apoyar o sustituir la externalización

La automatización es una forma rentable de complementar o incluso sustituir la contratación externa. Mencioné la automatización aquí debido a que la externalización no es sólo sobre la búsqueda de talento, se trata de tener más tiempo en tus manos para invertir en otros lugares.

Con If This Then That (IFTTT) y Zapier puedes establecer procesos para agilizar partes de tus procesos internos, haciéndolos más eficientes.

Por ejemplo, si regularmente pides imágenes de redes sociales en Fiverr, puede hacer que se envíen automáticamente a una carpeta de Dropbox.

Además, si eres propietario de una tienda Shopify, asegúrate de revisar en nuestra App Store, hay varias aplicaciones para construir procesos en todo el negocio.

Y ahora, tu turno

Muchos emprendedores abandonaron la semana laboral de 40 horas para tener la libertad de vivir la vida que quieren. Por eso comenzaron sus propios negocios. Sin embargo, la ejecución de un negocio no es poca cosa y no es raro que muchos terminen invirtiendo muchas más horas al día haciendo que funcione.

Siempre hay algo que hacer, de alguna forma puedes hacer crecer tu negocio, y cuando tu atención siempre está en los detalles de ejecución que mantienen a tu negocio en marcha, es posible perder el foco en las cosas que te ayudarán a llevarlo al siguiente nivel.

Si no has pensado en dejar ir tareas y hacer más tiempo para ti, es de esperar que tengas que pensar qué dejar fuera de tu plato.

Si ya llevas a cabo la externalización de tareas y roles, ¿cuáles son?, ¿qué sitios frecuentas para encontrar talentos? o ¿cuál es la forma más inteligente de automatizar tu negocio?

Compártenos tus experiencias en los comentarios.

Sobre el autor

Braveen Kumar es editor de contenido en Shopify, en donde desarrolla recursos para empoderar a los emprendedores a comenzar su propio negocio. Síguelo en Twitter..