Exterminadores de productividad: Cómo identificar interrupciones para optimizar tu jornada de trabajo

Camina hasta cualquier negocio y pregúntale a su dueño, "¿Cómo has estado?" o "¿Cómo te trata la vida?" tienes muchas probabilidades de que en alguna parte de la respuesta esté la palabra "ocupado".

Vivimos en una cultura en la que tener horarios copados y cargas de trabajo es visto como cierto tipo de estatus. Cuanto más ocupado estés, serás mejor visto por los círculos sociales.

Independientemente de si esto es algo bueno o malo, esa es la realidad a la que se enfrenta hoy en día el comerciante minorista. A eso agrégale que un día sólo tiene 24 horas - y de alguna manera - necesitas encajar en ese horario más que nunca; por lo que necesitarás ser lo más productivo posible si quieres mantener el ritmo.

El problema es que puede que estés tratando de manejar tus listas de tareas pendientes - que se te han salido de control - por medio de acciones que matan la productividad.

Lo que necesitas saber acerca de la productividad es qué tipo de acciones producen un efecto indeseado, cuáles son los asesinos de productividad más comunes y qué puedes hacer - como emprendedor minorista - para aprovechar y hacer un poquito más cada día. Así que, empecemos con la identificación de las fugas en tu jornada.

Ocupado versus Productivo: Veamos la diferencia

Lo primero que debes entender son los tipos de acciones que realizas tratando de ser productivo, pero que en realidad son contraproducentes.

Entre dichas acciones, hacer mil cosas al mismo tiempo o el famoso "multitasking" podría ser aquella a la que los emprendedores más se aferran. Los propietarios de negocios tienden a sufrir del "síndrome de superhéroe", o la idea de que pueden hacer todo lo que se necesite implementar en su negocio - y que además pueden hacerlo mejor que nadie.

Como resultado, acabas con un cerro de cosas por hacer. Puedes tratar de hacer mil malabares de un tiro, para lograr hacer el máximo posible en un período de tiempo determinado.

Aunque seas un minorista increíble, tienes que despojarte de la idea de que puedes hacerlo todo por tu cuenta, todo el tiempo. ¿Y la idea de que puedes hacer más aún alternando de adelante hacia atrás entre tus tareas? ¡Es menos cierta aún!

Los estudios han demostrado que aquellos que hacen simultáneamente varias cosas que están relacionadas, obtienen un beneficio marginal. Sin embargo, esta relación es directamente proporcional: cuanto más aumentan las multitareas, más abruptamente disminuyen los beneficios. No sólo eso, sino que en realidad te vuelves más lento en la realización de las tareas, de lo que en realidad tomaría si las hicieras una a una.

También podrías estar tentado a hacer más trabajo si te saltases las comidas o descansos. Esto también es contraproducente, porque la capacidad que tiene tu cerebro para enfocarse y pensar creativamente no es infinita.

Tomar descansos permite que tu cerebro pueda volver a comenzar y recargar las pilas. Si te los saltas, aumentas el estrés y agotas tu energía física y mental.

Y si estás omitiendo el sueño para trabajar más, te estás echando una bala en el pie. No dormir lo suficiente conlleva a toda una serie de problemas de disfunción de rendimiento.

Necesitas descansar y dormir lo suficiente para poder funcionar a tu nivel más alto y producir un trabajo óptimo. Saltarse ambos te hará más ineficaz, lo que aniquila tus esfuerzos por avanzar cuando estás cansado o encontrarte con más trabajo en primer lugar.

Aprende a detectar y eliminar otros exterminadores de  productividad

Elimina o reduce al máximo las interrupciones

Hay una serie de acciones que, seguro las haces sin darte cuenta, pero que desgastan tu capacidad productiva. Las interrupciones y distracciones que te alejan de la tarea que estás realizando, destruyen tu capacidad de terminar el trabajo.

¿Por qué? Toma 25 minutos "recuperarse" de una interrupción, lo que significa que necesitas casi una media hora completa para volverte a concentrar y retomar lo que estabas haciendo.

Y sí, las reuniones cuentan como interrupciones. Fija las reuniones al principio o al final del día para que no se extiendan a lo largo de tu horario y no se conviertan en una fuente constante de distracciones, o elimínalas tanto como te sea posible.

Programa un tiempo específico para las tareas

También puedes hacer que las reuniones - o cualquier tarea - no se extiendan demasiado. En lugar de programar reuniones o llamadas telefónicas de una hora, limítalas a 15 o 30 minutos.

Con las tareas, haz lo mismo: en lugar de asignar medio día para completar un proyecto, toma sólo 2 horas.

Si estableces un límite de tiempo estricto y defines claramente el tiempo que destinas a cada tarea, probablemente te darás cuenta de que puedes respetar ese marco de tiempo. Eso es gracias a la Ley de Parkinson, o la idea de que el trabajo se expande para llenar el tiempo que se le da.

Asignar todo un día para completar algo, significa que te tomará todo un día hacer dicha actividad. Limitarte a un par de horas puede aumentar tu productividad, porque te obliga a hacerlo más rápido.

Sé claro con tu lista de cosas por hacer

La ambigüedad también es algo contraproducente. Esto significa que una lista de tareas pendientes que no esté claramente definida no es efectiva.

Piénsalo: ¿Sabrías qué hacer de inmediato si marcaste como tarea algo como: “Llamar a Miguel"? 

¿Por qué lo estás llamando? ¿Cuándo? ¿A qué número de teléfono llamarás? ¿Miguel te tiene que llamar o eres tú el que lo tiene que llamar? ¿Qué necesitas alistar al momento de realizar la llamada, en caso de que sea necesario?

Necesitas encontrar todas las respuestas a estas preguntas antes de realizar la llamada, lo que toma tiempo y energía. Sería mucho más fácil si incluyes esta información al momento de planificar la tarea.

Piensa en un gran proyecto que tengas, como "lanzar una nueva línea de productos." Eso es extremadamente ambiguo y no te proporciona ninguna dirección en absoluto - además de hacer que la tarea se vuelva completamente abrumadora, ya que los detalles y tareas secundarias no están desglosadas.

La ambigüedad invita a la dilación y sencillamente te impide sentarte y ponerte a trabajar cuando estés listo para terminar una tarea. ¡Evítalo!

Usa algunas estrategias para aumentar la productividad

Los emprendedores minoristas no tienen el mismo ambiente de trabajo que los empleados que trabajan de 9 a 5, por lo que muchos “métodos” comunes de productividad no aplican. Sin embargo, eso no significa que no puedas utilizar algunos trucos y consejos para “sacarle el jugo” a cada día de trabajo.

Busca mejorar la productividad de la oficina

Mientras trabajas en tareas administrativas y de soporte operativo, puedes mejorar tus resultados al:

• manejar tu tiempo sabiamente: Hay decenas de estrategias y métodos diferentes para lograrlo. Prueba algunas y elije la que te funcione. Luego síguela al pie de la letra. Las opciones incluyen la técnica de Pomodoro, la estrategia de Seinfeld, o el enfoque de “Cumplir los objetivos”.
• Automatizar procesos: Utiliza procesos y sistemas que puedan enviar automáticamente campañas o descuentos por correo electrónico a tu lista, o que puedan hacer un seguimiento de los envíos y entregas de pedidos.
• Subcontratar lo que puedas. Si estás constantemente tras las cosas, sintiéndose agotado, o simplemente saturado de trabajo, puede que sea el momento de ampliar tu equipo. Eso podría significar la contratación de más personas para vender en el departamento, trabajadores para cumplir con las órdenes y manejar el inventario, o incluso un asistente personal para ayudarte con tus tareas. Si no puedes contratar a un empleado que trabaje a tiempo completo, recuerda que tienes la posibilidad de contratar a autónomos o contratistas que te ayudarán a sacar más trabajo.

Ajusta tu jornada

Los momentos en los que realmente te sientas en un escritorio y trabajas pueden ser mínimos. Donde quiera que estés, no olvides:

• Programar todo. No dejes las cosas al azar si quieres que estén hechas. Reserva tiempo en tu calendario y realiza lo que planificaste en el momento previsto.
• Agrupa tus tareas (o citas). Puedes conseguir hacer más, si programas mensajes o reuniones similares juntas. Mantén un control estricto de tu calendario y trata de establecer reuniones en la misma zona y en el mismo día, ya sea todas en la mañana o en la tarde. Si necesitas visitar varios lugares, planea el trayecto con antelación para que puedas elegir el más eficiente.
• Elimina todas las reuniones que puedas. Es más lo que las reuniones matan la productividad que lo que aportan. Comunicarse vía correo electrónico te permite responder al momento más conveniente para ti (que de preferencia, no es en medio de un día de trabajo productivo). Si no puedes salir de una reunión, primero intenta establecer una llamada telefónica o incluso una videollamada. Esto reduce la necesidad de desplazarte a cualquier lugar, lo que te hace ahorrar tiempo, que puedes utilizar para ocuparte de tu lista de tareas pendientes.

Anima a tus empleados a trabajar de manera productiva

Como emprendedor minorista, no puedes centrarte en sólo en ti: tienes todo un equipo que podría necesitar un poco de motivación para aumentar la productividad. ¿Cómo animar a tus empleados?:

• Pagándolos bien. El dinero no es siempre la mejor motivación, pero sí desempeña un papel. Los empleados que reciben una retribución razonable acorde con sus posiciones, considerando tanto sus responsabilidades como experiencia, tienden a producir más y con mejor calidad que aquellos que sienten que son mal pagados y subvalorados.
• Dales las herramientas que necesitan para tener un buen rendimiento. Si los empleados se enfrentan a sistemas obsoletos, tecnología que presenta fallos, o una falta de recursos, no podrán ser productivos. Trabaja con el último de los sistemas de punto de venta, actualiza de forma regular herramientas y software, y otorga a tu equipo acceso a la capacitación e información que les permitirá tener éxito.
• Identifica cuáles son tus empleados productivos. Felicita y premia a los empleados que no temen hacer un poco más de trabajo, merecen que sus esfuerzos sean reconocidos. Esto ayuda a que mantengas a ese miembro del equipo motivado - y también podría inspirar a otros a aumentar su productividad.

¿Cómo incrementarás tu productividad?

Quizás lo más importante sobre la productividad, que cualquier emprendedor minorista debe saber, es que las pequeñas ganancias realmente se adicionan hasta producir resultados grandes.

No tienes que comprimir tu día de trabajo actual haciendo que pase de 10 horas a cuatro para el final de la próxima semana. Cada día prueba una idea a la vez y aspira a un aumento del 1% en tu efectividad y la de tu equipo. Con el tiempo, una ligera ventaja puede convertirse en una gran ventaja.